Comment choisir son outil de gestion de tâches

Dans le carré magique des outils d’organisation, nous ne leur donnons pas tous la même attention. Si les gestionnaires de mails et de calendrier sont généralement maîtrisés par tous, cela se complique un peu avec les gestionnaires de notes. Plus pour des raisons de pratique que de choix d’outils, la prise de note est souvent inefficace, même avec le bon outil. Mais le parent pauvre de ce carré est indiscutablement le gestionnaire de tâches. Pour la plupart des gens, cet outil est même souvent totalement absent de leur système d'organisation.

Et pourtant, cela devrait être le point central de toute organisation. J’en ai pris conscience très tardivement à la lecture de Getting Things Done (la méthode GTD) il y a une quinzaine d’années. Ce livre a changé ma façon de gérer mes activités, que ce soit au travail ou pour mon quotidien. Cela a naturellement modifié ma façon de gérer mes mails, mon calendrier et mes notes. C'est l'outil sur lequel on devrait se concentrer lorsque l'on veut améliorer son organisation.

À la suite de la lecture du livre de David Allen, j'ai longuement cherché un outil pour mettre en pratique les principes qui m'avaient impressionné.

Mais aujourd’hui, plutôt que de vous parler d’outils et de celui que j’ai choisi, je vous propose un exercice de reverse engineering. Il est plus important de définir les caractéristiques indispensables pour son usage. Puis, à partir de ces caractéristiques, on pourra facilement trouver l'outil idéal. Voici donc les fonctionnalités indispensables pour moi.

1. La boite de réception

La boite de réception (ou inbox) est le principe fondateur de la méthode GTD. Elle permet de vider son esprit et ainsi libérer la charge mentale que représentent toutes les tâches que l'on peut avoir en tête. En les déposant quelque part, elles n'occupent plus votre esprit. Cela nécessite un système permettant de collecter ces idées dans un espace réservé pour les traiter et les classer ultérieurement.

Sans boite de réception, un gestionnaire de tâches ne remplit pas sa fonction essentielle. La boite de réception permet de saisir une tâche juste en précisant son libellé, et pas plus. Si on doit saisir tous les détails d'une tâche dès sa saisie (le projet, la liste, les dates, les tags, etc.), on amène de la friction qui, à la longue, va nous dissuader d'entrer toutes les tâches. La simplicité du système est cruciale pour encourager la capture de toutes les idées, même les plus insignifiantes.

2. La capture facile

Avoir une boite de réception n'a d'intérêt que s'il est aisé d'y ajouter des tâches. Le gestionnaire de tâches doit permettre d'ajouter de nouvelles entrées facilement et de multiples manières, par exemple :

• Raccourcis clavier,
• Partage depuis d'autres applications (Share sheet ou clic droit sur un texte pour envoyer le texte vers la boite de réception),
• Depuis un navigateur,
• Depuis ses mails.

Pour faciliter cette capture, l'outil doit être accessible sur l'ensemble des plateformes que vous utilisez. Selon vos équipements et les différents OS que vous utilisez : téléphone, tablettes, ordinateur, version web, montre connectée...

3. Une date de début

Tous les gestionnaires de tâche permettent de définir des dates d'échéance. Mais si on y réfléchit, toutes les tâches n'ont pas une échéance. L'action "Faire sa déclaration de revenus" a une date d'échéance, "Laver la voiture" est beaucoup plus souple en termes de date. Que se passera-t-il si vous ne lavez pas votre voiture à la date que vous aviez prévue ? Certainement pas grand-chose.

C'est un autre des grands principes de GTD, les dates d'échéances sont réservées aux tâches qui ne peuvent ou ne doivent pas être réalisées au-delà d'une date fixée.

Ceci dit, il est alors indispensable de disposer d'une autre date qui permettra de définir à partir de quand la tâche doit être faite. Je vais "Laver la voiture" samedi, ce n'est pas une échéance, mais c'est la date que j'ai choisie pour commencer à «travailler » sur la tâche. Cette date de début, appelée parfois plus justement dans certains outils, Defer Date (ou date de report) est un outil puissant pour organiser son travail : en définissant des Defer Date, on va pouvoir positionner des tâches sur lesquelles on doit travailler dans le temps. Ces tâches deviendront disponibles à nos yeux à cette date uniquement.

Ces deux dates sont complémentaires. Si on revient sur "Faire sa déclaration de revenus », il existe bien une date d'échéance, mais aussi une date de début (quelques jours avant) qui permet de rassembler les éléments et d'entamer sa déclaration. Avant cette date de début, je n'ai pas besoin de me soucier de cette tâche, elle ne m'est pas visible, elle n'encombre pas mon esprit, c'est mon système qui gère à ma place grâce au système de dates.

4. Des tags

La plupart des gestionnaires disposent d'un système de classement des tâches, soit par projet, soit par liste. Cela permet de les ranger selon les sujets.

En complément de ce classement, il me paraît indispensable de disposer d'un autre axe de catégorisation qui est indépendant de la structure figée des listes ou projets. C'est là que les tags (étiquettes) trouvent toute leur puissance. Les utilisations sont infinies :

• des tags qui indiquent un lieu : travail, maison, déplacement, supermarché…
• des tags pour les types d'activité : créer, apprendre, sport, administratif…
• des tags selon les outils nécessaires pour réaliser la tâche : téléphone, ordinateur…
• des tags représentant les personnes concernées : famille, amis, collègues…

Attention cependant à ne pas abuser des tags, au risque de complexifier son système. Il faut que ces étiquettes aient une réelle utilité dans votre fonctionnement.

5. Un système de vues

J'entends par vues, un système qui permet de réaliser des filtres sur ses tâches et enregistrer ces filtres sous forme de vues personnalisées. C'est ce système de filtres qui permettra d'afficher uniquement les tâches qui sont pertinentes dans un contexte défini, par exemple :

• Afficher uniquement les tâches qui ont une date de début passée ou aujourd'hui. Ce sont les tâches sur lesquelles je dois travailler.
• Afficher uniquement les tâches qui ont un certain tag, par exemple lié à un lieu où je me trouve ou le type d'activité que je souhaite réaliser.

6. Un bon design

Parce qu'il est l'outil central de mon organisation, j'utilise mon gestionnaire de tâches tout au long de la journée. Je l'ai sous les yeux en permanence. J'attache donc beaucoup d'importance à son design. Il doit non seulement être joli, mais surtout pratique. Les fonctions doivent être simples, même si elles sont puissantes. Les actions doivent pouvoir se faire en un minimum de clics, les saisies doivent être guidées, les menus clairs.

7. Un système ouvert

Ce septième point n'est pas obligatoire, mais facilitera grandement l'utilisation dans votre écosystème. J'entends par système ouvert, un gestionnaire de tâches qui pourra être étendu par des fonctionnalités supplémentaires, par exemple :

• un système de plug-ins pour étendre les fonctionnalités,
• un système de scripting pour automatiser des fonctionnalités,
• une API que vous pourrez appeler depuis d'autres applications,
• une ouverture vers le système d'automatisation de votre OS, par exemple sur les OS d'Apple disposer d'actions spécifiques dans Raccourcis pour le gestionnaire de tâches.

Et vous ?

Voici les caractéristiques que je trouve importantes. Je vous encourage à créer votre propre liste. Vos besoins sont probablement différents des miens, mais je pense que la plupart de ces éléments aident vraiment à créer un système efficace.